Office Manager

Vacature gesloten

Office Manager

Relatics Ridderkerk

Wat is vereist?

  • HBO werk- en denkniveau
  • Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie
  • Communicatief sterk (mondeling en schriftelijk)
  • Organisatorisch, nauwkeurig en een brede interesse
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Zelfverzekerd, direct en ondernemend

Wat krijg je?

  • €2.500 - €3.200 bruto p/m (op basis van fulltime), afhankelijk van kennis en ervaring
  • 32 tot 40-urige werkweek
  • 30 vakantiedagen + vakantiegeld (o.b.v. fulltime dienstverband)
  • Onbeperkt opleidingsbudget
  • 100% pensioenvergoeding
  • Gratis lunch, bedrijfsborrels en -uitjes; mogelijkheid tot leaseauto met onbeperkt privékilometers

Wat doe je?

  • 30% Organisatiebrede ondersteuning, bijvoorbeeld meetings/events organiseren en Business Support-collega's ondersteunen
  • 25% Actuele zaken, projecten en actiepunten binnen Relatics oppakken
  • 20% Complex agendabeheer
  • 15% Overleggen voeren
  • 10% Meedenken, zaken naar je toetrekken en een breed takenpakket creëren

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Vacature

Als Office Manager bij Relatics heb je het vermogen om ondersteuning te bieden voor meerdere disciplines binnen de organisatie. Daarnaast til je de organisatie naar een hoger niveau door in te spelen op actuele zaken en uitdagingen die binnen teams en onder collega's spelen. Je krijgt veel vrijheid om zaken naar je toe te trekken en een breed takenpakket te creëren.

Ongeacht de vrijheid die je krijgt in de baan, is het je kernverantwoordelijkheid om de directie, het managementteam en alle andere collega's te ondersteunen. Zo valt complex agendabeheer binnen jouw takenpakket: je beheert de agenda van de directeur en plant afspraken, uitjes en events in voor teams of de gehele organisatie. Daarnaast ondersteun je het Business Support team waar nodig; hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om de werving en selectie van nieuw personeel, HR-gerelateerde zaken of meedenken met een project dat door een teamlid wordt opgepakt.

Ook zoek je de samenwerking op, bijvoorbeeld als je presentaties of memo's moet opstellen voor een team(lid). Hiervoor is een open, sympathieke en doeltreffende houding vereist. Zo krijg je zaken voor elkaar, zet je mensen in beweging en kun je Relatics maximaal ondersteunen en vooruit helpen.

Kortom: complexe vraagstukken en timemanagement zijn voor jou geen enkel probleem en zie je als leuke uitdagingen.

Als je het leuk vindt om onbenutte kansen optimaal in te vullen en ondersteunend te werken, en je het een uitdaging vindt om complex agendabeheer onder je hoede te nemen, dan is dit een baan voor jou.

Agenda

Office Manager

Op een leuke werkdag sluit je aan bij een overleg en zet je actiepunten uit. Ook weet je precies wat er speelt, dus je gaat aan de slag met actuele en onbenutte projecten. Op deze manier kun je met jouw kennis bijdragen aan het optimaal presteren van Relatics.

Tijdens een minder leuke werkdag neem je deel aan een projectoverleg dat chaotisch en ongestructureerd verloopt. Jij ziet het als een uitdaging om concrete acties af te spreken en structuur aan te brengen. Zo probeer je het project - samen met je team - een zo succesvol mogelijk vervolg te geven.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00
    • Relatics teamshow
    • Lunch
    • Overleg Business Support
    • Complex agendabeheer
    • Presentaties en memo's opstellen
    • Actiepunten overleg uitzetten en voortgang bewaken
    • Presentaties en memo's opstellen
    • Afspraken, uitjes en events inplannen en organiseren
    • Meedenken met organisatie en breed takenpakket creëren
    • HR-gerelateerde taken
    • Complex agendabeheer
    • Business Support-collega's ondersteunen
    • Lunch
    • Guidelines opstellen
    • HR-gerelateerde zaken
    • Presentaties en memo's opstellen
    • Huisvesting
    • Complex agendabeheer
    • Lunch
    • Aanhaken en inspelen op actualiteit binnen Relatics
    • Event organiseren
    • Overleg MT
    • Projectoverleg

Voorbeeld uit de praktijk

De organisatie wil een Relatics klantendag organiseren: een leuk event waarbij veel klanten aanwezig zijn. Hoe ga je te werk?

Allereerst breng je de behoeften in kaart. Wat houdt het event precies in? Wanneer willen we het event laten plaatsvinden? Wat is het doel? Vervolgens ga je actief op zoek naar verschillende locaties waar het event georganiseerd kan worden. Je vergelijkt de opties, voert gesprekken en hebt een kritische houding. Je houdt het managementteam goed op de hoogte en geeft tijdens overleggen een update over de voortgang.

Ondertussen ben je natuurlijk al druk bezig met een actieplan. Je neemt hierin alles mee wat nodig is voor een succesvolle klantendag: catering, uitnodigingen, huisstijl, pr-materiaal en een planning. Je hebt verschillende overleggen met betrokken collega’s, waaronder van marketing. Je maakt een concreet voorstel waarbij je kritisch naar de kosten gekeken hebt. Vervolgens maak je hier - samen met de financial controller - een overzichtelijke analyse van. Na akkoord zet je alles in gang. Gedurende de hele periode - van begin tot eind - houd je de voortgang in de gaten. Jij zorgt ervoor dat zowel de voorbereidingen als de uitvoering op de dag zelf, op rolletjes lopen.

Groeipad

Het groeipad van Relatics staat niet vast en de vrijheid voor ontwikkeling is groot. Opleidingen worden aangemoedigd en er is geen persoonlijk maximaal opleidingsbudget. Je krijgt tijd om vrij te besteden aan persoonlijke ontwikkeling.

Office Manager

Werken bij Relatics

Relatics is een bedrijf uit Ridderkerk dat een unieke web-based applicatie heeft ontwikkeld waarmee organisaties complexe (infrastructurele) bouwprojecten inzichtelijk en daarmee beheersbaar maken. Iedere betrokkene is altijd op de hoogte van de actuele stand van onder andere eisen, risico’s en afspraken. Doordat Relatics automatisch inzicht biedt in afhankelijkheden tussen de disciplines en de samenhang van alles wat relevant is gedurende het project, kunnen organisaties de faalkosten significant verminderen. Bovendien kunnen organisaties de aandacht richten op het realiseren van mooie bouwconstructies.

  • Hoofdkantoor in Ridderkerk
  • Wereldwijd actief
  • 10% / 90%
  • Gem. leeftijd 32 jaar
  • 50 medewerkers

Collega's

Jasper Lammens - Accountmanagement

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Relatics gaf mij direct de indruk veel te willen investeren in mij als persoon. Belangrijk, omdat ik op dat moment weinig kennis had van de software of het vakgebied van de klanten van Relatics.

Wat was je vorige baan?
Accountmanager - ICT detachering.

Wat doe je in je vrije tijd?
Puzzelen.

Rodney van der Kooij - Consultant

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik was toe aan een nieuwe uitdaging en met name opzoek naar verdieping, meer ruimte voor analyse van probleemstellingen en klantinteractie. De complexiteit, potentie en het oplossend vermogen van de software trokken me enorm. De fit met de aanstaande collega's gaven het laatste zetje: dit wilde ik!

Wat was je vorige baan?
Software engineer.

Wat doe je in je vrije tijd?
Tennissen, voetballen, hardlopen, de natuur in en crypto.

Leander Stolk - Software Engineer

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Na een aantal jaar aan verschillende projecten te hebben gewerkt, wilde ik toch graag weer productontwikkeling doen. Het volledig kunnen focussen op 1 product bleek namelijk veel beter bij mij te passen. Al vrij snel kwam ik uit bij Relatics en zowel de sfeer binnen het bedrijf als de complexiteit van het product spraken me erg aan. Gelukkig was er een klik en ben ik inmiddels met veel plezier bezig met de ontwikkeling van Relatics!

Wat was je vorige baan?
Web Developer.

Wat doe je in je vrije tijd?
Zwemmen, sportschieten, film kijken.

Joël van Driel - Hosting Engineer

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Na mijn afstudeerstage wilde ik graag bij Relatics blijven werken door de ontwikkelingsmogelijkheden en fijne sfeer. Het mooie aan het hosting & support team is de mogelijkheid om veel verschillende soorten vraagstukken te kunnen analyseren en op te lossen!

Wat heb je gestudeerd?
Informatica.

Wat doe je in je vrije tijd?
Muziek maken en luisteren, lezen, studeren, reizen en films.

Peter van der Sluis - Account Manager

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Door mijn affiniteit met IT ben ik na mijn studie in verschillende functies bij verschillende IT bedrijven gaan werken. In mijn gesprekken bij Relatics viel me direct op dat er een open en informele sfeer heerst en flexibiliteit wordt geboden. Wat me uiteindelijk over de streep trok was dat het bij Relatics niet alleen gaat om het eindresultaat maar vooral om hoe je er samen met een klant en collega's komt.

Wat was je vorige baan?
Business Consultant - Exact software partner.

Wat doe je in je vrije tijd?
Spellen/games, sporten, duiken, reizen en er op uit.

Edwin Kamp - Financial Controller

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Als consultant kwam ik al een paar jaar over de vloer bij Relatics. Toen de organisatie maar bleef groeien en steeds meer ontwikkelingen op financieel gebied kwamen, raakten we in gesprek over de invulling hiervan. Hier werd ik zo enthousiast van dat ik deze uitdaging ben aangegaan en ben ik nog steeds erg blij dat ik deze stap heb genomen!

Wat was je vorige baan?
Senior Consulant - PwC.

Wat doe je in je vrije tijd?
Sporten, snowboarden en reizen.

Sandra van Schelt - HR officer

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Toen ik hier binnenstapte voelde ik me direct op mijn plek. Fijne werkplek, fijne collega's en uitdagende werkzaamheden, precies waar ik naar op zoek was! Relatics is een mooi bedrijf met een mooi product, waardoor ik trots ben hier vanuit mijn rol een bijdrage aan te mogen leveren.

Wat was je vorige baan?
Accountspecialist.

Wat doe je in je vrije tijd?
Tijd doorbrengen met mijn gezin.

Zwen van Erkelens (23) - Software Engineer

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Relatics heeft mij de kans gegeven om mijn studie duaal te kunnen volgen en tegelijkertijd mijn passie - software ontwikkelen - te kunnen uitoefenen. Het geeft een kick om uit te mogen maken van dit bedrijf en bij te dragen aan de bekendheid van Relatics.

Wat was je vorige baan?
Shop Advisor.

Wat doe je in je vrije tijd?
Werken aan mijn 3D-printers en het automatiseren van dagelijkse handelingen (home automation).

Kris de Waal (37) - Consultant

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Tijdens mijn studie leerde ik over "semantic technology". Ik was zo enthousiast dat ik gelijk op LinkedIn ben gaan zoeken. Er was eigenlijk maar één bedrijf met een uniek product en dat was Relatics. Na mijn eerste gesprek mocht ik gelijk blijven en de rest is geschiedenis.

Wat was je vorige baan?
SAP Supporter.

Wat doe je in je vrije tijd?
Fitness, hardlopen, sportevenementen en cabaretvoorstellingen bezoeken.

Gerben Oudijn (26) - Systeembeheerder

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Wat mij direct opviel bij Relatics is de leuke sfeer en dat is voor mij erg belangrijk. De sfeer op kantoor gaf mij meteen een goed gevoel. Je krijgt veel vrijheid en er is altijd een mogelijkheid om bij te leren of door te groeien. Verder is er een goede lunch en worden er geregeld leuke dingen georganiseerd.

Wat heb je gestudeerd?
IT Beheerder.

Wat doe je in je vrije tijd?
Buiten zijn, ontspannen en gamen.

Interessante baan?